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企业管理如何做好会议纪要?

企业管理活动中,会务管理是很重要的一部分。如何做好会议纪要并非是件易事。以下是笔者结合自身的理解与提炼,整理如何做好一份会议纪要的要点,并以管理心得的形式呈现,但愿对职场中有需求的人给予一些帮助。

01
会议纪要作用与目的

会议记录就是把会议的基本情况、报告、发言、决议等内容记录下来,它是在会议过程中,把会议的组织情况和具体内容如实地记录呈现。会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于众的具有纪实性和指导性的文件,是会议记录的延伸与升级。


会议纪要的目的首先是需要相关部门贯彻执行,进一步跟进与督导工作具有指导性的会务文件;其次是帮助今后了解情况,总结经验的重要材料。


02
会议纪要与会议记录的区别

会议纪要高于会议记录。

会议记录是流水账式地记录会上所有参会人的观点。会议纪要是提炼与浓缩的,格式上是对会议的基本要素如会议时间、地点、参会人、主持人等做简要记录,然后以会议做出的若干决定和决策为主线分别展开,大多数情况无需备注具体人员提出的意见情况,只侧重结论;即便有分歧意见,也不呈现姓名。会议纪要一般以“会议要求”、“大会要求”等特殊性的称谓要求。

会议纪要比会议记录更重要。

会议记录是讨论发言的实录,仅存档用的,会议记录一般不公开,无须传达或传阅,属事务文书。会议纪要是法定行政公文,只记要点,通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

所以,部门内部一般是以会议记录的形式呈现,而跨部门的会议一般是以会议纪要的形式呈现,会议纪要比会议记录更重要。企业管理具体是呈现会议记录还是纪要视具体情况而定。

03
会议纪要的主流程


一份完整的会议纪要,要求会议做到以下几点:

① 会前准备。包括提前了解会议主题、与会人员、会议主持人等,以备提前做好相关准备。

② 会中注意记录要点。会议的要点即重点,包括会议决议、讨论议题、以及重要与会人员的发言。特别是重要人员的发言的记录是难点。如果有多人发言,则要把发言人的名字写在前,并按发言先后顺序记录,记录时要掌握发言的质量,重点要详细,重复的可略记,但如果是决议、建议、问题或发言人的观点要记录具体详细。


③ 会后即时整理会议纪要。会后的两小时快速呈现会议纪要,这一点非重要。不仅是因为会后工作督导跟进要求,更重要的是会后两小时的记忆是最佳的。

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▲附示例图:企业常用的会议纪要格式模版


会议记录的格式:

会议记录的格式分为会议记录表头、会议记录主体、会议审阅签名三个部分。


记录表头的内容有:

① 会议主题;

② 会议时间、地点、与会人员、会议主持人、会议记录人;

③ 列席人员签到,缺席人员备注;

④ 会议记录人签名与审核人签名;


会议记录要求:

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做好一份会议记录,主要要求几点:

记录快速高效:速记是做好会议记录的基本要求,信息量大的会议可用录音笔,会后整理。

内容反映真实:纪实是会议记录最重要特性, 不得添加记录者的主张,不得断章取义,尤其是会议决定之类的东西。

语言条理清晰:书写清楚,记录要有条理。

突出会议重点:

① 会议记录突出的重点包括:

② 会议领导的言论或提出的要求;

③ 会议主题展开的有关讨论议题;

④ 会议争论的焦点;

⑤ 会议开始和结束前的总结概括;

⑥ 会议已经决议的或议而未决的事项;


以上要求仅是一份会议纪要的基本要求,要做好一份好的会议纪要远不止这些,它还要与记录人员的语言组织与表达能力,避免会议纪要不出现模糊不清的表达,如比用词表时间的“下周一”、“明天”、“2/3”等,并尽量避免口语化的表达呈现。唯有如此,并多配合以实际锻炼,才能把会议纪要做得更专业、更优秀。

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